Pentingnya Follow Up Pemesanan yang Belum Pasti di Hotel

Pentingnya Follow Up Pemesanan yang Belum Pasti di Hotel

Editor Ajar

Pentingnya Follow Up Pemesanan yang Belum Pasti di Hotel

AJAR.id – Hello Ajarian! Tamu yang memesan kamar di hotel itu memiliki dua kemungkinan: datang atau tidak datang. Sebagai resepsionis, Kamu bertugas untuk menghubungi tamu yang berpotensi no-show. Bila ternyata tamu batal menginap, maka kamar bisa dijual kembali atau diberikan ke tamu dalam waiting list.

Follow up pemesanan dilakukan khususnya untuk pemesanan yang tidak bergaransi (non-guaranteed). Sementara untuk guaranteed booking biasanya tamu sudah diminta membayar uang deposit sebagai jaminan bila mereka batal datang. Namun Kamu tetap menghubungi tamu non-guaranteed booking maupun guaranteed booking untuk memastikan kedatangan mereka.

Tujuan utama melakukan follow up pemesanan adalah untuk mengoptimalkan room sales. Jadi follow up sangat penting karena setiap ada tamu yang cancel, maka di situlah ada kesempatan bagimu untuk menjual kamar kembali.

Lalu bagaimana langkah-langkahnya jika tamu setelah melakukan follow up tamu tidak jadi datang?

  1. Memproses refund – pembayaran yang telah dilakukan tamu perlu dikembalikan (refund) bila mereka batal menginap. Pahami aturan yang berlaku terkait syarat dan ketentuannya. Umumnya pembatalan tanpa konfirmasi tidak berlaku refund.
  2. Menghapus data pada guest folioguest folio berisi data tamu yang memesan beserta riwayat transaksinya. Kalau tamu membatalkan pemesanan maka data mereka perlu dihapus.
  3. Mengubah status kamar – kamar dengan status booked namun di-cancel harus diganti menjadi vacant/available sehingga kamar bisa dijual lagi. Penggantian status sangat vital apalagi saat kondisi high season.

Perlu diingat nih Ajarian, saat ada tamu yang menelepon untuk konfirmasi pembatalan kamar, pastikan meresponsnya dengan sopan dan tidak bernada negatif ya. Sehingga tamu tidak ‘kapok’ dan tetap bersedia memesan kamar kembali di kemudian hari. Selanjutnya, pahami yuk apa saja Situasi-Situasi yang Dapat Diperkirakan di Hotel.

Salam Jempol!

By Inas Nadiya

Related Article

AJAR in The News