Mengenal Posisi-Posisi Kerja di Divisi Accounting Hotel

Mengenal Posisi-Posisi Kerja di Divisi Accounting Hotel

Editor Ajar

Mengenal Posisi-Posisi Kerja di Divisi Accounting Hotel

AJAR.id – Hello Ajarian! Seperti yang Kamu ketahui, transaksi di sebuah hotel termasuk transaksi yang kompleks, karena perhotelan memiliki keunikan pelaporan akuntansi tersendiri.

Dikatakan unik karena, akuntansi di hotel ini merupakan perpaduan akuntansi "jasa" dengan "akuntansi" manufaktur. Pencatatan berdasarkan metode akuntansi jasa digunakan untuk mencatat transaksi yang berkaitan dengan jasa seperti misalnya pembayaran pelayanan kamar, penghitungan service charge, dan lain-lain. Sementara, metode akuntansi manufaktur digunakan untuk menghitung harga jual sebuah menu yang dibuat oleh F&B.

Wajar jika di departemen accounting memiliki staf yang lebih banyak daripada staf marketing, jika ditinjau dari jumlah staf yang ada pada back office sehingga di divisi accounting ini dipecah menjadi 2 sub divisi, yaitu Finance dan Logistik. Yuk kita mulai mengenal lebih dekat berbagai macam posisi kerja di divisi accounting sebuah hotel.

Berikut ini adalah beberapa posisi kerja yang ada di divisi accounting di sebuah hotel (walaupun bisa berbeda-beda antar hotel).

Posisi kerja yang berada pada sub divisi Finance:

  1. General Cashier/GC
    Tugas utama General Cashier adalah mengelola petty cash di sebuah hotel, sehingga semua transaksi pembelian yang dilakukan secara cash dan pengeluaran uang untuk pembayaran hutang dan pembayaran pajak, air, listrik, telepon akan direkapitulasi oleh seorang General Cashier. Bisa dikatakan juga kalau seorang General Cashier ini adalah bendaharanya hotel.
  2. Account Receivable Staff (Staf Piutang)/AR
    Tugas utama seorang AR adalah mengelola piutang hotel yang berasal dari transaksi reservasi dan booking kamar. Seorang AR ini juga memiliki tugas untuk menagih piutang apabila piutang tersebut sudah memasuki jatuh tempo dan mencatat transaksi pembayaran dengan menggunakan EDC maupun menggunakan giro check.
  3. Account Payable Staff (Staf Bagian Hutang)/AP
    Tugas utama seorang AP adalah mengelola utang hotel. Seorang AP akan melakukan pelunasan atau pembayaran sebagian kepada supplier apabila utang tersebut sudah memasuki jatuh tempo. Semua pembelian yang dilakukan secara kredit akan diproses oleh AP. Seorang AP akan selalu berkoordinasi dengan sub divisi logistik dalam pengelolaan hutang kepada supplier.
  4. Income Audit/IA
    Tugas utama seorang IA adalah memverifikasi kesesuaian transaksi keuangan yang berasal dari Cashier Restaurant dan bagian reception. Selain itu, seorang IA ini akan merekap berapa uang masuk yang berasal dari penjualan kamar, penjualan menu yang berada di restaurant dan penjualan ball room (hall room) hotel. Tugas seorang IA adalah melakukan tindak lanjut (double check) dari kegiatan auditing yang dilakukan oleh seorang Night Auditor.
  5. Book Keeper
    Tugas utama seorang Book Keeper adalah membuat laporan keuangan yang sumber datanya berasal dari staf AR, Staf AP, Staf IA, staf GC dan sub divisi logistik. Selain itu, seorang Book Keeper ini biasanya merangkap sebagai supervisor di sub divisi finance.

Posisi kerja pada sub divisi Logistik:

  1. Buyer
    Tugas utama seorang Buyer ini melakukan pembelian secara langsung di pasar maupun di toko. Pembelian yang dilakukan oleh Buyer ini merupakan pembelian secara tunai.
  2. Purchasing
    Hampir sama dengan tugas Buyer, seorang Purchasing juga melakukan pembelian. Tetapi pembelian oleh Purchasing ini melalui pesanan ke supplier sesuai dengan purchase order yang dibuatnya dan dilakukan secara kredit dengan termin yang sudah disepakati.
    Selain itu, seorang Purchasing ini juga memiliki tugas untuk mengadakan tender supplier dan memilih supplier dengan persetujuan Manager Accounting.
  3. Receiving
    Tugas seorang Receiving ini adalah menerima barang yang diantar oleh supplier maupun yang dibeli oleh Buyer. Seorang Receiving ini akan menyesuaikan antara purchase order dari Purchasing dengan deliveryorder dari supplier. Seorang Receiving juga wajib memeriksa kualitas barang yang diantar sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh manajemen.
  4. Store Keeper
    Tugas seorang Store Keeper adalah mengelola gudang sentral hotel. Barang masuk dan keluar yang berasal dari gudang sentral merupakan wewenang dari Store Keeper. Seorang Store Keeper ini juga harus melakukan stock opname secara berkala dan secara bulanan, sehingga ketersediaan stock terjaga sesuai budget yang ditetapkan.
  5. Cost Control
    Tugas seorang Cost Control adalah melakukan control terhadap beban keuangan hotel. Kewenangan seorang Cost Control ini adalah membatasi jumlah pembelian dan permintaan pembelian yang berasal dari divisi lain agar tidak terjadi over budget. Selain itu, tugas Cost Control lainnya adalah memverifikasi data yang di-input oleh Purchasing dalam bentuk PO, dari Store Keeper dalam bentuk surat pengeluaran barang maupun surat barang masuk dan dari Receiver dalam bentuk receiving order (surat penerimaan barang).
    Purchase order dan receiving order yang sudah lolos verifikasi dari cost control akan langsung diserahkan ke staf AP untuk dilakukan pencatatan hutang.

Sahabat Ajarian, itulah posisi-posisi kerja divisi accounting di hotel. Semoga artikel ini menambah pengetahuanmu, sehingga Kamu bisa mempelajari posisi yang akan dilamar yang sesuai dengan kriteria dan karaktermu.

Salam Jempol!

By Galih Satria Hutama

Related Article

AJAR in The News