Langkah-Langkah Mengendalikan Pembelian Barang di Hotel agar Tidak Rugi

Langkah-Langkah Mengendalikan Pembelian Barang di Hotel agar Tidak Rugi

Editor Ajar

Langkah-Langkah Mengendalikan Pembelian Barang di Hotel agar Tidak Rugi

AJAR.id – Hello Ajarian! Supplier adalah pihak rekanan yang penting bagi hotel, karena dari supplier lah hotel dapat memenuhi kebutuhan barang dan logistiknya. Namun, setiap pembelian apa pun harus dapat dikendalikan, sehingga hotel tidak dirugikan oleh rekanan di kemudian hari.

Berikut ini adalah Langkah-langkah untuk mengendalikan pembelian barang-barang hotel oleh bagian Purchasing.

Langkah Pertama, Melakukan Survei Harga di Pasaran
Sebelum memilih dan menerima supplierPurchasing harus melakukan survei harga di pasaran. Kegunaan dari survei ini adalah sebagai dasar dalam menentukan harga barang yang ditawarkan oleh supplier apakah wajar atau tidak. Di sisi lain, kegunaan dari survei di luar ini adalah agar Purchasing dapat menentukan lokasi penjual barang apabila kelak nantinya supplier tidak sanggup memenuhi barang hotel dengan alasan barang tersebut kosong atau sedang di-order ke pengepul/ke produsen.

Langkah Kedua, Melakukan Tender Supplier
Kegunaan tender supplier ini adalah untuk memilih supplier yang terbaik dari sisi harga maupun barang yang ditawarkan. Sebelum memulai tender, pihak supplier berkewajiban untuk mengirimkan surat penawaran harga maupun proposal pengajuan. Setelah semua surat penawaran harga terkumpul, Purchasing akan berkoordinasi dengan Dept.Head dari accounting division (Manajer Akunting) untuk menganalisa harga dan kualitas, serta menyortir supplier mana yang berhak untuk mengikuti tender.

Langkah Ketiga, Melakukan Analisa Kevalidan Data Supplier dan Memberikan Masa Percobaan ke Supplier
Setelah menentukan supplier terpilih, langkah selanjutnya adalah melakukan analisa kevalidan data supplier seperti izin usaha, alamat usaha, nama pemilik, dan legalitas lainnya serta memberikan masa percobaan ke supplier. Tujuan dari memberikan masa percobaan ini adalah untuk melihat kualitas barang yang ditawarkan pada surat penawaran harga. Selain itu, Purchasing juga dapat menilai ketepatan waktu pengiriman barang dan pemenuhan barang dari supplier.

Langkah Keempat, Membuat Perjanjian Kerja Sama dengan Sistem Kontrak Harga
Setelah memberikan masa percobaan dan supplier tersebut dinyatakan layak, selanjutnya Purchasing akan membuat perjanjian kerja sama dengan sistem kontrak harga. Tujuan dari sistem kontrak harga adalah mengantisipasi adanya kenaikan harga barang sehingga kedua belah pihak tidak merasa dirugikan. Selain itu, perjanjian kerja sama ini mencakup tentang termin pembayaran secara kredit dan batas waktu perjanjian tersebut. Dalam sistem perjanjian ini dinyatakan secara tegas bahwa sewaktu-waktu bisa diputus kontrak apabila dinyatakan gagal di dalam memenuhi kebutuhan hotel dan mendapatkan nilai yang jelek untuk kinerja dan kualitas barang yang dikirimkan oleh supplier.

Langkah Kelima, Evaluasi Kinerja Supplier secara Mingguan
Setelah diberikan perjanjian kerja sama, selanjutnya supplier akan dievaluasi kinerjanya oleh Purchasing. Evaluasi secara mingguan dapat dilakukan oleh Purchasing untuk mengamati dan memberikan nilai kinerja supplier dan progres supplier secara mingguan.

Langkah Keenam, Evaluasi Kinerja Supplier secara Bulanan
Pada tahap ini, Purchasing akan mengetahui sejauh mana progres kinerja supplier tersebut dan pada akhir bulan, biasanya dibayarkan termin pembayaran atas utang dagang hotel ke supplier. Apabila kinerja supplier tidak menunjukkan progres baik atau bahkan menurun kualitasnya, maka Purchasing dengan persetujuan Manajer Akunting berhak untuk memutuskan hubungan kerja sama, serta mencari supplier baru yang sejenis.

Langkah Ketujuh, Melakukan Survei Kembali terhadap Perubahan Harga Pasar
Di akhir masa perjanjian dengan supplierPurchasing dapat melakukan survei terhadap perubahan harga pasar, sehingga apabila supplier tersebut dipakai kembali dapat melakukan perubahan pada kontrak harga. Sekaligus memberikan penilaian akhir terhadap supplier.

Sahabat Ajarian! Itulah beberapa langkah untuk mengendalikan pembelian barang hotel oleh bagian Purchasing. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Kamu yang membacanya.

Salam Jempol!

By Galih Satria Hutama

Related Article

AJAR in The News