Inilah 6 Field Data yang Wajib Diisi oleh Front Desk Agent Saat Check In Process

Inilah 6 Field Data yang Wajib Diisi oleh Front Desk Agent Saat Check In Process

Editor Ajar

Inilah 6 Field Data yang Wajib Diisi oleh Front Desk Agent Saat Check In Process

AJAR.id – Hello Ajarian! Jika Kamu seorang Duty Manager, ketika Kamu menjalankan fungsi Night Audit pada Property Management System (PMS), pernahkah Kamu diminta untuk melengkapi field yang masih belum terisi oleh sistem sebelum proses running night audit berjalan?

Sebagai Front Desk Agent, Fields apa saja sih yang wajib Kamu isi sehingga dampak dari pekerjaan Kamu dapat membantu tim lainnya? Apa kaitannya antara pekerjaanmu dengan departemen lain?

Tidak dipungkiri bahwa data menjadi alat yang paling penting untuk memetakan strategi hotel. Di jaman yang penuh tantangan seperti sekarang ini, ketersediaan data haruslah akurat sehingga strategi yang akan diciptakan menjadi benar.

Lalu, apa saja data-data yang diperlukan dalam PMS?

Berikut inilah enam data yang harus Kamu lengkapi pada saat proses penerimaan reservasi atau check in di hotel yang ada pada PMS.

Data-data yang ditandai dengan kotak berwarna orange tersebut disarankan untuk di update karena sangat penting untuk keperluan analisa dan pembuatan strategi hotel. Reservation Form - Property Management System, Illustrated by AJAR.id[/caption]

Pertama adalah Purpose of Visit (POV)

Kolom ini umumnya juga disebut sebagai "market" yang berisi pilihan, yaitu "leisure" atau "business". Statistik dari kolom ini sangat penting untuk melihat segmentasi pasar di hotel kita. Misalnya, jika ternyata segmentasi pasar terbesar adalah “business”, maka hotel dapat membuat paket-paket bisnis serta memilih media untuk segmentasi bisnis yang tepat untuk menjangkau pasar.

Kedua adalah Length of Stay

Kolom ini umumnya terisi secara otomatis pada kolom number of night yang berasal dari tanggal check in dan check out. Dari data ini hotel dapat melihat berapa hari sih rata-rata lama tamu menginap di hotel. Istilah yang paling terkenal adalah ALOS(Average Length of Stay). Dengan mengetahui data ini maka hotel dapat merumuskan strategi restriksi atas paket yang akan dibuat. Selain itu, hotel juga akan lebih mudah dalam merumuskan pelayanan. Misalnya: Jika rata-rata jumlah hari menginap adalah 3 hari, maka pihak hotel harus memikirkan variasi makanan untuk breakfast atau membuat paket aktivitas baik di dalam maupun di luar hotel yang bisa ditawarkan kepada tamu.

Ketiga adalah Source of Booking

Kolom ini berguna untuk mengetahui saluran distribusi penjualan mana yang paling banyak, misalnya tamu melakukan pemesanan melalui telepon, websiteOTA, dan lain-lain. Nah, dengan mengisi kolom ini dengan benar, maka strategi hotel pun akan menjadi benar. Misalnya, jika ternyata sumber booking terbanyak dari saluran telepon, maka hotel harus menganalisa kembali apakah karyawan yang bekerja di bagian reservasi telah cukup? Apakah mereka sudah mampu menerima reservasi sesuai standar? Apakah hotel akan membuat promo khusus bagi tamu yang melakukan booking melalui jalur telepon? Jadi, dengan mengisi data Source of Booking dengan akurat maka strategi hotel dapat dibangun dengan benar.

Keempat adalah Number of Guest

Kolom number of guest ini sangat penting dan harus dilengkapi dengan benar. Tujuannya adalah untuk proses kontrol terhadap kapasitas kamar dan juga untuk alokasi penyiapan breakfast di restoran.

Kelima adalah Nationality

Kolom ini wajib diisi karena selain untuk keperluan internal kolom ini juga digunakan untuk pihak yang berwenang. Khusus untuk keperluan internal data-data ini berguna untuk memetakan segmentasi pasar hotel, memetakan jalur pemasaran dan memetakan keterampilan bahasa dari karyawan-karyawan kita.

Keenam adalah Mobile Phone Number, Email, and Address

Data yang satu ini sangat wajib untuk diisi karena sangat berguna untuk menjalin komunikasi dengan tamu baik kondisi normal maupun kondisi buruk. Contoh, bila tamu ketinggalan barang di hotel, maka kita dapat menggunakan data tersebut untuk membantu tamu.

Jadi, dengan melengkapi keenam data-data tersebut maka:

  • Duty Manager akan lebih mudah dalam melakukan proses Night Audit dan tidak lagi perlu mengisi data-data tersebut. Karena, Kamulah sebagai Front Desk Agent yang bertugas untuk memastikan akurasi dan kelengkapan data saat proses check in.
  • Tim Revenue akan mudah untuk memetakan pasar.
  • Tim Sales & Marketing akan lebih mudah dalam menentukan media pemasaran dan melakukan penetrasi pasar dengan benar.
  • Tim F&B akan mudah dalam mengalokasikan breakfast.
  • Tim Housekeeping akan mudah untuk mengalokasikan amenities dan menangani Lost & Found.

Oleh karena itu, sebagai Front Desk Agent yang jempolan, maka tugasmu adalah melengkapi data-data tersebut sesuai kondisi yang Kamu hadapi pada saat check in process. Karena pekerjaan Kamu sangat berharga untuk departemen lain dan juga tamu, Gunakanlah PMS sebagai teknologi yang dapat berguna untuk menyusun strategi hotel melalui akurasi data yang Kamu berikan.

Salam Jempol!

By Ikin Solikin

Related Article

AJAR in The News