Ini yang Harus Dipastikan dalam Input Data Tamu ke Sistem

Ini yang Harus Dipastikan dalam Input Data Tamu ke Sistem

AJAR Hospitality

Ini yang Harus Dipastikan dalam Input Data Tamu ke Sistem

AJAR.id – Hello Ajarian! Sebagian sistem komputer yang digunakan front office akan memunculkan pertanyaan konfirmasi untuk memastikan bahwa semua perincian yang dianggap 'perlu' oleh sistem ditangkap dan dicatat sebelum Kamu menyelesaikan prosedur pencatatan data tamu.

Pada tampilan layar sistem, Kamu akan diminta untuk memasukkan informasi seperti:

Name

Tersedia kolom nama depan dan nama belakang disertai titel seperti Mr, Mrs dan Ms. Umumnya juga tersedia lebih dari satu kolom yang bisa diisi dengan seluruh nama tamu yang hendak menginap di bawah pemesanan yang sama. 

Name/code/inisial staf yang meng-input data

Tujuannya agar staf lain tahu siapa yang harus dihubungi jika ada pertanyaan terkait pemesanan tersebut.

Account type

Mayoritas tamu membayar dengan cash, debit atau credit card. Namun untuk beberapa tamu seperti corporate guest dan government guest menggunakan rekening tersendiri untuk pembayaran mereka.

Business name

Jika tamu memesan melalui perusahaannya (company booking), tuliskan nama perusahaan untuk keperluan tagihan (billing).

Address

Lengkapi kolom ini dengan alamat tamu meliputi nama jalan, nomor rumah, kotamadya serta kode pos-nya.

Method of payment

Kolom ini biasanya tersedia dalam bentuk drop-down berisi beberapa opsi. Jika Kamu memilih opsi credit card, isi pula jenis kartu dan rincian lainnya.

Discounts

Data-data tamu yang di-input sangat mungkin untuk masuk dalam kategori penerima diskon. Ada banyak sekali diskon yang bisa ditawarkan oleh hotel, seperti frequent stayer discountcorporate discount, dan sebagainya. Memilih opsi discount yang tertera secara otomatis akan menyesuaikan jumlah nominal tagihan yang harus dibayarkan tamu. Umumnya, dalam guest account akan tertera harga normal dan nominal diskon di sebelahnya. Hal ini untuk menunjukkan pada tamu besar potongan yang mereka terima. 

Phone and e-mail

Kolom ini bisa diisi dengan nomor telepon rumah, kantor, maupun nomor ponsel pribadi, Untuk tamu grup, cukup nomor dan email milik tour leader saja yang disertakan.

Voucher

Jika tamu menggunakan voucher untuk memesan, sertakan rincian voucher tersebut dalam kolom ini. Jangan lupa untuk menjelaskan dulu kepada tamu mengenai fungsi voucher tersebut (berlaku untuk produk apa dengan nominal berapa), jelaskan pula bila ada biaya tambahan yang harus dibayarkan.

Guest status

Sistem front office memiliki opsi status seperti ‘Normal’ dan “Blacklist’. Beberapa hotel juga menciptakan kode tersendiri untuk mengklasifikasikan tamu mereka, misalnya kode A1 untuk tamu reguler.

Selalu cermat dan teliti dalam mengisi data tamu ke dalam sistem ya! Tak hanya itu, jagalah privasi dan kerahasiaan data tamu karena hal ini penting untuk memelihara integritas hotel.

Baca juga: Ini yang Harus Dicek dalam Guest Folio sebelum Check-Out

Salam Jempol!

By Inas Nadiya

Recommended Posts

AJAR in The News