Ini yang Harus Dicek dalam Guest Folio sebelum Check-Out

Ini yang Harus Dicek dalam Guest Folio sebelum Check-Out

AJAR Hospitality

Ini yang Harus Dicek dalam Guest Folio sebelum Check-Out

AJAR.id – Hello Ajarian! Sebagai resepsionis hotel, salah satu tugas utamamu adalah melayani tamu yang hendak check-out. Poin penting dalam proses check out adalah memastikan bahwa seluruh tagihan sudah dilunasi oleh tamu sebelum mereka meninggalkan hotel.

Apabila hotel menggunakan sistem komputer, setiap tagihan tamu dari transaksi selama mereka menginap akan otomatis tercatat ke dalam guest folio kemudian dijumlahkan. Guest folio merupakan nama lain dari bill. Setiap tamu memiliki setidaknya satu guest folioGuest folio berisi data nama tamu, nomor kamar, serta tanggal kedatangan dan kepulangan. Nantinya, guest folio akan dicetak untuk ditunjukkan kepada tamu yang check-out.

Saat mengecek transaksi yang tercatat di guest folio, Kamu akan perlu menghubungi beberapa departemen untuk memastikan transaksi yang dilakukan tamu. Departemen tersebut contohnya:

  • Food and Beverage Department – misalnya tagihan makanan yang dikonsumsi tamu di luar menu breakfast.
  • Housekeeping Department – terkait tagihan mini-bar dalam kamar.
  • Bila kebetulan tamu menyelenggarakan acara di hotel tersebut, pastikan seluruh tagihan terkait acara sudah tercatat. Contoh: biaya penyewaan proyektor dan speaker, biaya katering, dll.

Siapkan dokumen-dokumen terkait transaksi tamu sudah disiapkan, hal ini untuk membantu Kamu untuk menjelaskan rincian tagihan yang harus dibayar tamu. Bila ternyata ada tagihan yang tertera namun tidak ada receipt maupun bukti lainnya, telusuri transaksi tersebut ke departemen terkait.

Selain itu, periksa juga hal-hal berikut dalam guest folio:

  • Perhitungan angka yang harus dibayarkan sudah akurat.
  • Nama dan tanda tangan tamu dibubuhkan pada guest folio yang sesuai dengan nomor kamar mereka.
  • Tanda tangan tamu saat check-out harus cocok dengan tanda tangan ketika check-in.

Telitilah dalam mengecek guest folio sebelum menunjukkannya kepada tamu. Kamu tentu tidak ingin menagih pembayaran atas barang atau layanan yang tidak dinikmati tamu, dan sebaliknya, jangan biarkan tamu meninggalkan hotel tanpa melunasi pembayaran yang telah tercatat ya!

Baca juga:

Salam Jempol!

By Inas Nadiya

Recommended Posts

AJAR in The News