Ini Nih 2 Hal Penting bagi Resepsionis sebelum Menyambut Tamu di Hotel

Ini Nih 2 Hal Penting bagi Resepsionis sebelum Menyambut Tamu di Hotel

Editor Ajar

Ini Nih 2 Hal Penting bagi Resepsionis sebelum Menyambut Tamu di Hotel

AJAR.id─ Hello Ajarian! Di pembahasan kali ini, AJAR.id akan menjelaskan tentang hal-hal penting yang perlu disiapkan seorang resepsionis sebelum melayani tamu. Resepsionis hotel umumnya bekerja dalam sistem shift yang terbagi menjadi shift pagi, shift siang dan shift malam seperti tabel di bawah ini:

Nah, di balik keramahan senyum dan penampilan resepsionis, berikut hal-hal yang harus disiapkan untuk menyambut kedatangan tamu:

Handover

Proses handover atau dengan kata lain adalah sesi briefing merupakan periode singkat selama 15 sampai 30 menit antar shift. Pada rentang waktu ini, dapat dilakukan penyerahan informasi-informasi penting dari shift sebelumnya ke berikutnya (misal, dari shift pagi ke siang). Informasi penting dari shift sebelumnya dapat diketahui baik lewat catatan di reception diary maupun disampaikan secara lisan. Penyampaian informasi akan lebih baik secara langsung atau lisan karena Kamu bisa sembari menanyakan rincian-rincian yang belum Kamu pahami terkait informasi yang diberikan.

Pentingkah proses handover ini?

Jeda waktu pada proses handover memungkinkan Kamu mempersiapkan hal-hal yang berkaitan dengan jobdesk-mu. Proses ini sangat penting karena sangat efektif untuk meminimalisir ketidaksiapan staf yang akan berjaga. Misalnya, pada shift malam ada tamu yang meminta pergantian kamar untuk keesokan hari. Maka, shift pagi memiliki tanggung jawab untuk memastikan kamar telah siap, karena di pagi hari petugas shift malam sudah pulang.

Di samping itu, saat periode waktu handover Kamu juga bisa mengecek peralatan di meja resepsionis apakah telah berfungsi baik seperti misalnya komputer, printer, juga mesin kasir.

Reception diary

Seorang resepsionis akan membutuhkan buku jurnal untuk mencatat informasi-informasi penting yang berlangsung pada saat jadwal shift-nya. Biasanya buku jurnal ini disebut reception diary.

Reception diary ini sebagai bentuk komunikasi antar staf dari satu shift ke shift berikutnya. Ketika pergantian shift, tentu staf yang akan bertugas harus bisa menyesuaikan dengan situasi hotel saat itu

Nah, dengan Kamu mengecek reception diary terlebih dahulu sebelum mulai menjalankan tugas, tentu akan mempermudah Kamu melanjutkan pekerjaan shift sebelumnya.

Terlebih bagi Kamu yang habis cuti atau libur terutama dalam jangka waktu cukup lama, pasti agak kagok kan bila langsung dihadapkan kembali pada pekerjaanmu dalam melayani tamu. Jadi peran reception diary tuh penting banget agar Kamu bisa kembali familiar dengan keadaan hotel, karena di buku tersebut Kamu bisa menemukan catatan-catatan terkait kendala, kejadian, atau informasi khusus lainnya dari hari-hari sebelumnya.

Nah, kalau kedua hal di atas sudah Kamu siapkan berarti kini Kamu siap melayani tamu dengan prima! Eits, tapi coba Ajarian baca dulu artikel Pentingnya Arrival List dalam Menyambut Kedatangan Tamu agar Kamu semakin siap untuk bertugas sebagai resepsionis hotel.

Salam Jempol!

By Inas Nadiyah

Related Article

AJAR in The News