Forecast sebagai Alat Management Hotel

Forecast sebagai Alat Management Hotel

AJAR Hospitality

Forecast sebagai Alat Management Hotel

AJAR.id – Hallo Ajarian! Pada kesempatan ini, AJAR.id akan mengulas tentang forecast sebagai alat manajemen hotel. Namun, sebelum membahas forecast lebih jauh, pernahkah Kamu melihat perkiraan cuaca di TV? Tentunya kalian pasti pernah melihat perkiraan cuaca di tv. Biasanya, perkiraan cuaca ini dibuat harian atau mingguan oleh BMKG.

Bagi Pilot, perkiraan cuaca sangat penting untuk menentukan flight plan (merencanakan rute yang akan dilalui dan menentukan kecepatan dan ketinggian yang akan digunakan). Seorang Pilot wajib melihat dan menganalisa perkiraan cuaca untuk memastikan keselamatan dan keberhasilan penerbangan yang akan dilakukannya.

Lalu bagaimana dengan industri perhotelan? Bagaimana proses? Dan siapa yang bertanggung jawab?

General Manager (GM) diibaratkan sebagai Pilot yang selalu melihat perkembangan bisnis dari dua arah: dari nilai pencapaian bisnis yang sudah dilalui dan yang akan dilalui.

GM melihat ke belakang untuk melihat apa saja yang sudah berhasil dicapai dan mencari cara untuk mempertahankan yang sudah berhasil dicapai dan mencari cara untuk meningkatkan pencapaian yang dikehendaki.

GM akan mengambil keputusan-keputusan strategis untuk kedua hal tersebut. Baik mengambil keputusan untuk penetapan harga jual kamar, perencanaan pembelian perlengkapan kebutuhan operasional, penambahan, dan pengurangan tenaga kerja, maupun mengambil keputusan dalam perencanaan aktivitas rencana penjualan (sales plan).

Untuk melihat ke belakang, biasanya GM akan melihat berbagai macam pencapaian dalam laporan-laporan keuangan yang ada dan yang telah berjalan. Kemudian, GM akan melihat ke depan dengan menggunakan salah satu hasil laporan yang bernama weekly forecast. Dalam menyajikan laporan forecast yang akurat, GM biasanya dibantu oleh Revenue & Distribution Manager atau Front Office Manager.

Laporan forcast hotel tersebut berupa beberapa poin di bawah ini:

  1. Nilai tingkat hunian kamar atau jumlah event dalam seminggu atau sebulan ke depan
    Hal ini bertujuan untuk mengetahui seberapa besar level kesibukan yang akan dilalui oleh hotel. Besar kecilnya volume bisnis sangat berpengaruh terhadap:
  • Penentuan jumlah pekerja yang akan digunakan
    Forecast berguna untuk menentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan sesuai dengan beban kerja yang akan dilalui di masa yang akan datang. Misalnya, untuk menjaga kualitas, ketika volume bisnis tinggi, maka semakin banyak pula jumlah pekerja yang dibutuhkan. Sehingga, dengan menambah jumlah tenaga casual/daily worker, kualitas akan tetap terjaga.

Sebaliknya, ketika volume bisnis menurun maka jumlahnya dikurangi. Sehingga, beban variable cost menjadi berkurang. Hal ini akan berdampak pada financial statement di akhir bulan. Human Resource Manager sebagai partner bisnis memastikan nilai produktivitas yang selaras dengan strategi bisnis yang akan dilalui.

  • Mengatur ketersediaan stok
    Forecast sangat berguna untuk mengendalikan ketersediaan dan perputaran stok. Contohnya, stok amenities yang ada di kamar hotel seperti sabun, sampo, pasta gigi, dan lainnya. Selain itu, forecast juga berfungsi untuk mengendalikan ketersediaan stok untuk keperluan makanan dan minuman.

Dengan meneliti laporan forecast, Kamu bisa melihat dan membandingkan antara stok yang Kamu miliki saat ini dengan rencana pembelian barang-barang keperluan operasional sesuai dengan volume bisnis. Sehingga, tidak ada penimbunan stok yang berisiko rusak atau kekurangan stok yang berdampak kepada kualitas pelayanan.

  • Menentukan perkiraan energy cost
    Dengan memiliki forecast, Kamu juga bisa melihat perkiraan biaya energi yang akan dikeluarkan. Sehingga, Kamu dapat mengoptimalkan nilai yang sesuai dengan volume bisnis.
  1. Perkiraan Pendapatan (Revenue
    Komponen laporan forecast lainnya adalah perkiraan sumber-sumber pendapatan hotel. Sehingga, Kamu dapat melihat seberapa besar nilai proyeksi pendapatan yang akan dihasilkan. Lalu, Kamu bisa membandingkannya dengan target pendapatan yang harus dicapai (budget). Sehingga, jika pada forecast terlihat masih di bawah target budget, Kamu masih memiliki waktu untuk mencari berbagai strategi untuk mencapainya.
  2. Average Daily Rate (ADR)
    Komponen penting dalam laporan forecast lainnya adalah average daily rate (ADR). Komponen ini sangat penting sebagai alat ukur harga kamar yang kita jual sesuai dengan posisi merek hotel kita di pasar. Dengan memiliki forecast, Kamu bisa melihat besaran permintaan (demand) yang ada di hotel. Sehingga, Kamu dapat mengambil keputusan untuk menerapkan Dynamic Pricing di hotel untuk menyeimbangkan nilai bisnis dan tingkat hunian yang ideal. 

Umumnya, laporan forecast tersebut telah tersedia dalam Property Management System (PMS) di hotel. Laporan forecast ini disempurnakan lagi oleh Revenue & Distribution Manager atau Front Office Manager. Mereka memberikan analisa lengkap dalam pengambilan kebijakan yang akan diambil yang berhubungan dengan penentuan harga jual dan strategi penjualan.

Forecast merupakan salah satu dari berbagai alat manajemen hotel dalam memastikan pertumbuhan bisnis. Fungsi management tersebut meliputi perencanaan aktivitas management, pengaturan dan pengoptimalan seluruh sumber daya yang dimiliki, dan mengontrol semua aktivitas dari tim hotel dalam melaksanakan roda perputaran bisnis di hotel. Selain itu, forecast juga sangat berguna dalam pengendalian variable cost di hotel. Sehingga, profitabilitas bisnis dapat diraih dan dikendalikan.

Jadi, forecast sangat penting sebagai alat manajemen di industri perhotelan. Selayaknya weather forecast yang digunakan oleh Pilot dalam perencanaan penerbangan untuk keselamatan dan kesuksesan penerbangan.

Baca juga: Pentingnya Digital Distribution Channel untuk Meningkatkan Pendapatan Hotel

Salam Jempol!

By Ikin Solikin

Recommended Posts

AJAR in The News