5 Kunci Efektivitas dalam Berkomunikasi lewat Telepon

5 Kunci Efektivitas dalam Berkomunikasi lewat Telepon

AJAR Hospitality

5 Kunci Efektivitas dalam Berkomunikasi lewat Telepon

AJAR.id – Hello Ajarian! Salah satu kesalahan yang kerap terjadi saat seseorang hendak menelepon adalah tidak mempersiapkan kata-kata yang ingin disampaikan kepada lawan bicaranya. Hal ini bisa menimbulkan kebingungan bagi kedua belah pihak sehingga tujuan dari panggilan telepon pun tidak tercapai. Tak hanya itu, Kamu juga membuang-buang waktu dan menciptakan image yang kurang baik atau reputasi yang jelek bagi perusahaan.

Untuk mengoptimalkan percakapan yang Kamu lakukan lewat telepon, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan. Nah, berikut adalah kunci efektivitas dalam berkomunikasi lewat telepon:

  1. Tentukan tujuanmu menelepon nomor tersebut – apa alasanmu menghubungi orang/perusahaan tersebut? Apakah Kamu hendak mencari informasi atau memperoleh informasi? Informasi apa yang harus diberikan atau didapatkan? Kalau Kamu tidak memahami tujuanmu sendiri, maka sulit untuk memperoleh hasil yang sesuai keinginan.
  2. Tentukan siapa yang hendak Kamu hubungi. Bila Kamu tidak tahu nama orang tersebut, setidaknya ketahui nama departemennya, agar panggilan tersambung ke orang yang tepat.
  3. Siapkan informasi dan dokumen yang relevan, misalnya:
  • Korespondensi terakhir dengan orang/perusahaan terkait
  • Daftar harga, jadwal kegiatan, daftar informasi produk, daftar menu, brosur acara, dll.
  • Poin penting mengenai apa yang hendak Kamu diskusikan dalam percakapan telepon tersebut, misalnya tentang penawaran kerja sama, negosiasi bisnis, tanggal pertemuan, perkembangan profit perusahaan, dll.
  1. Siapkan pulpen dan kertas untuk mencatat hal-hal penting atau rangkuman pembicaraan. Jangan menanggap bahwa Kamu bisa mengingat semua informasi yang Kamu terima, catatlah pada buku atau kertas agar dapat Kamu baca kembali.
  2. Ciptakan suasana tenang. Pastikan tidak ada gangguan maupun suara-suara bising yang bisa mengganggu konsentrasimu. Suasana yang tenang juga memudahkan lawan bicara mendengar suaramu, begitu pula sebaliknya. Tutup pintu dan jendela serta matikan sumber suara seperti TV dan radio.

Melakukan negosiasi bisnis melalui telepon sangat umum dilakukan, namun pastikan Kamu hanya bernegosiasi dengan orang yang sesuai atau sesuai dengan kapasitasmu. Jika menemui kesulitan, sebaiknya mintalah bantuan Supervisor atau orang lain yang lebih mumpuni.

Persiapan itu penting agar komunikasi telepon bisa efektif. Menelepon seseorang tidak dengan persiapan bisa berdampak buruk terhadap perusahaan dan orang lain. Maka dari itu, siapkan diri Kamu dengan baik agar percakapan berjalan dengan profesional!

Baca juga: Tips Menangani Penelepon yang Kasar dan Agresif

Salam Jempol!

By Inas Nadiya

Recommended Posts

AJAR in The News