5 Kebijakan dan Prosedur Penggunaan Telepon di Hotel

5 Kebijakan dan Prosedur Penggunaan Telepon di Hotel

Editor Ajar

5 Kebijakan dan Prosedur Penggunaan Telepon di Hotel

AJAR.id ─ Hello Ajarian! Telepon merupakan perangkat yang sangat penting dalam dunia bisnis, termasuk bidang perhotelan. Berbagai kesepakatan/perjanjian bisnis dan informasi-informasi penting disampaikan melalui telepon. Menggunakan telepon memang efektif karena bisa dilakukan dari manapun dan kapanpun, tanpa perlu bertatap muka secara langsung.

Meskipun memudahkan kegiatan komunikasi, Kamu tetap harus memerhatikan bagaimana cara menggunakan telepon secara profesional sehingga tidak terjadi miskomunikasi. Oleh sebab itu, karyawan hotel harus diberikan training khusus agar mampu menggunakan telepon sesuai kebijakan dan prosedur yang berlaku.

Simak 5 kebijakan dan prosedur dalam penggunaan telepon di hotel ini, yuk!

  1. Privacy
    Tiap hotel telah mengatur kebijakan mengenai privasi tamu serta prosedur untuk menjaga kerahasiaan informasi pribadi mereka dalam penggunaan telepon. Setiap riwayat panggilan dan rekaman percakapan tamu wajib dilindungi agar tidak terjadi kebocoran data. Bila identitas tamu sampai bocor ke pihak tidak bertanggung jawab, data-data bisa disalahgunakan hingga menjadi modus penipuan.
  2. Threatening calls
    Prosedur utama dalam menanggapi panggilan mencurigakan/ancaman adalah untuk tetap tenang saat berbicara dengan sang penelepon. Jangan menutup panggilan, gali informasi sebanyak-banyaknya, dan pastikan pembicaraan tersebut telah Kamu rekam. Bila ancaman dari penelepon benar-benar membahayakan, segera laporkan pada Supervisor atau Manajer agar bisa ditindaklanjuti.
  3. Greetings
    Tiap hotel memiliki standar greeting tersendiri untuk menjawab panggilan telepon masuk. Umumnya, prosedur standar di hotel adalah harus menjawab telepon sebelum dering ketiga. Kalimat greeting yang biasanya digunakan misalnya: ‘Selamat pagi/siang, dengan Anita di Front Desk’. Ucapkan kalimat greeting dengan jelas, ramah, dan volume suara yang normal.
  4. Security
    Ketika ada tamu yang menginap, pihak hotel memerlukan data mereka selengkap mungkin, bahkan informasi tentang makanan atau minuman favorit tamu. Terkadang tamu akan bertanya-tanya, untuk apakah data-data tersebut? Jelaskan pada tamu bahwa data mereka dibutuhkan untuk meningkatkan pelayanan secara spesifik dan membantu hotel dalam menyediakan produk yang disukai tamu. Yakinkan tamu bahwa data mereka sepenuhnya aman dan dilindungi sehingga tidak perlu merasa khawatir.
  5. Training
    Penyelenggaraan training untuk mengoperasikan pesawat telepon itu penting demi memastikan tiap karyawan sudah memahami SOP yang benar. Training juga perlu diselenggarakan tiap ada upgrade sistem atau pergantian perangkat agar pengetahuan karyawan pun turut diperbaharui alias tetap up-to-date.

Hal lain yang harus Kamu perhatikan dalam melayani telepon masuk adalah menghargai penelepon maupun tamu yang sedang kamu layani. Contohnya adalah, ketika Kamu sedang melayani tamu lalu tiba-tiba ada telepon masuk, mintalah izin pada tamu untuk mengangkat telepon tersebut. Jangan biarkan telepon terus menerus berdering, selain membuat penelepon menunggu lama, dering telepon tentu akan mengganggu tamu yang mendengarnya.

Salam Jempol!

By Inas Nadiya

Related Article

AJAR in The News