4 Tips Mencatat Forwarding Address Tamu Hotel

4 Tips Mencatat Forwarding Address Tamu Hotel

AJAR Hospitality

4 Tips Mencatat Forwarding Address Tamu Hotel

AJAR.id – Hello Ajarian! Bagi tamu hotel terutama tamu bisnis dan mancanegara, menginformasikan forwarding address mereka kepada pihak hotel adalah hal yang umum. Forwarding address merupakan alamat penerusan yang digunakan untuk mengirimkan surat atau paket kepada tamu tersebut.

Situasi seperti ini biasanya terjadi ketika tamu menantikan surat atau paket saat mereka menginap di hotel, namun surat atau paket tersebut belum kunjung tiba hingga tamu check-out dari hotel.

Forwarding address tidak selalu berupa alamat rumah atau kantor, karena tamu bisnis dan mancanegara umumnya sedang berada dalam perjalanan bisnis atau perjalanan wisata. Jadi, sering kali alamat penerusan ini merupakan alamat yang menjadi tujuan selanjutnya para tamu tersebut.

Sebagai contoh, seorang tamu mancanegara sedang melakukan touring di Indonesia. Ia baru saja check-out dari hotel di Kota Batam dan hendak melanjutkan perjalanan ke Kota Denpasar. Bila tamu tersebut sedang menunggu paket, dia akan menyebutkan forwarding address tempat ia menginap di Denpasar.

Apabila tamu yang sedang check-out memberitahukan forwarding address mereka, sebaiknya Kamu cek dahulu apakah surat atau paket yang dimaksud ternyata sudah sampai di hotel namun belum disampaikan ke tamu.

Nah, berikut tips untuk mencatat forwarding address tamu hotel:

  1. Catat dengan lengkap dan rinci alamat yang disebutkan oleh tamu.
  2. Catat alamat tersebut ke dalam sistem, misalnya menambahkan forwarding address tamu ke dalam data guest history
  3. Ketika ada surat, fax, atau paket email datang untuk tamu yang diketahui telah check-out, cocokkan data tamu dan kirimkan ke forwarding address yang sesuai. Tidak diperkenankan untuk membuka surat dan paket milik tamu, cukup tempelkan alamat penerusan dan segera kirimkan surat atau paket tersebut.
  4. Saat hendak mengirimkan paket, informasikan dahulu kepada tamu terkait biaya kirim ke alamat mereka. Umumnya pembayaran akan ditagihkan ke kartu kredit tamu, atau bisa menyesuaikan dengan aturan yang berlaku di hotel.

Apabila surat dan paket sudah berhasil dikirim ke alamat yang dituju, catat dan arsipkan bukti pengiriman sesuai aturan yang berlaku di hotel. Jangan lupa pula untuk memberitahukan tamu bahwa paket mereka sudah dalam perjalanan.

Baca juga: Peran Customer History dalam Proses Reservasi di Hotel

Salam Jempol!

By Inas Nadiya

Recommended Posts

AJAR in The News