2 Fase Penting dalam Pre Opening Hotel

2 Fase Penting dalam Pre Opening Hotel

AJAR Hospitality

2 Fase Penting dalam Pre Opening Hotel

AJAR.id - Hello Ajarian! Kamu tentunya tahu bahwa membuka hotel bukanlah hal yang mudah, karena jika dilihat dari aspek manajemen, maka terdapat dua fase dengan pendekatan tata kelola yang berbeda.

Pertama adalah fase di mana hotel masih belum dibuka, dalam fase ini pendekatan manajemen yang diterapkan adalah "Project Management". Sedangkan fase kedua adalah tahapan setelah hotel dibuka dan ini disebut sebagai "Hotel Operation Management".

Dalam masa-masa transisi dari kedua pendekatan manajemen tersebut, maka harus terjadi secara mulus sehingga level kualitas pengalaman pelayanan yang diberikan kepada tamu dan hasil bisnis dapat diraih maksimal.

Lalu, apa saja yang harus disiapkan di setiap fase tersebut?

Berikut adalah kedua fase penting tersebut beserta tugas-tugas penting yang harus diselesaikan.

FASE PERTAMA: PROJECT MANAGEMENT

Ini adalah fase persiapan sebelum hotel dibuka dan dalam pengelolaannya sangat membutuhkan level kesiapan yang mumpuni, yaitu dengan melakukan berbagai tahapan tugas penting di bawah:

Task 1 Studi Kelayakan Bisnis
Kamu harus melengkapi perizinan, melakukan riset dengan melihat dari berbagai perspektif, dimulai dengan analisa demand & supply yang ada di pasar baik dari segi customer, kompetisi, maupun ketersediaan tenaga terampil bidang perhotelan.

Lalu dilanjutkan dengan merumuskan segmentasi pasar, merancang kerangka fondasi sistem manajemen, merumuskan proyeksi investasi, laba dan rugi yang kemudian dilanjutkan dengan menentukan metode pembiayaan pembangunan yang akan dipilih.

Task 2 Menyiapkan Konsep Hotel
Jika Kamu adalah hotel independen maka Kamu akan menyiapkan hotel yang disesuaikan dengan segmentasi pasar yang akan dibidik yang tentu saja sangat berhubungan dengan nilai investasi yang akan Kamu keluarkan.

Jika Kamu ingin simpel, maka cukup pilih brand dari operator ternama, baik lokal maupun internasional dan mereka akan menyiapkan asistensi baik secara teknis pembangunan, tata kelola manajemen dan persiapan pembukaan untuk Kamu.

Hasil akhir dari konsep yang Kamu buat adalah 3D modeling dan RAB untuk anggaran pembangunan, proyeksi bisnis dan dilanjutkan dengan proses pembangunan hotel.

Task 3 Merekrut Tim Manajemen
Idealnya 6 hingga 3 bulan sebelum masa pembukaan, Kamu harus sudah mulai merekrut manajemen tim yang terdiri dari General Manager hingga Head of Departments di mana mereka yang akan bertugas untuk memastikan bahwa dalam kedua fase tersebut dapat berjalan dengan sempurna.

Task 4 Menyiapkan Supplier
Kamu harus menyiapkan berbagai macam jenis supplier untuk memasok kebutuhan hotel. Mereka adalah partner strategismu, karena tanpa mereka bisnismu tidak akan berjalan. Jadi, jalin hubungan yang baik dengan mereka sehingga proses pengadaan barang akan lebih mudah di mana Kamu harus memiliki timeline khusus dalam proses pengadaannya.

Task 5 Instalasi Sistem
Semua sistem seperti sistem preventif penanggulangan bencana, sistem komunikasi, jaringan internet, jaringan TV, sistem pengolahan limbah, sistem aplikasi yang digunakan di hotel dan berbagai macam sistem lainnya.

Task 6 Melangkapi Perijinan dan Aspek Legal
Kamu harus melengkapi berbagai macam legalitas dan perizinan baik dari aspek ketenagakerjaan, hygine & safety, izin lift, izin minuman beralkohol (jika menjual) dan perizinan lainnya.

Task 7 Melatih Tim Manajemen
Idealnya pelatihan dilakukan secara bertahap selaras dengan jadwal pembukaan hotel yang dimulai dari:

Pertama, Pelatihan strategic management bagi tim manajemenmu.
Mungkin Kamu berpikir bahwa mereka telah memiliki experience, tapi tahukah Kamu bahwa kemungkinan besar Kamu akan merekrut tim dari latar belakang hotel yang berbeda? Setiap hotel memiliki strategi sendiri, termasuk untuk hotelmu.

Pelatihan ini berfokus kepada penekanan budaya organisasi yang akan Kamu ciptakan yang kemudian diselaraskan dengan business plan yang akan Kamu kembangkan dan merumuskan sasaran kerja yang tepat bagi para HOD.

Business plan adalah pekerjaan para Head of Departement (HOD) dan bukan hanya dikerjakan oleh GM saja karena yang akan mengeksekusi business plan tersebut adalah mereka para HOD. Jadi, mereka juga harus dilibatkan dalam proses perancangan strategi yang akan digunakan.

Kedua, Workshop pengembangan sistem
Ini adalah workshop penyusunan standar kualitas pelayanan, proses kerja dan aturan main yang akan diberlakukan. Tujuannya adalah untuk menghindari budaya “Copy & Paste” yang berpotensi dibawa oleh HOD dari hotel sebelumnya, karena Every Hotel is Unique dan Kamu harus merumuskan sistem tersebut sesuai dengan budaya kerja yang akan Kamu ciptakan. Bayangkan jika masing-masing HOD membawa budaya dari hotel sebelumnya, bisa dipastikan budayanya jadi Nano Nano bukan?

Jika Kamu terafiliasi dengan chain hotel, maka sistem dari kantor pusat disesuaikan lagi dengan kondisi layout dan berbagai aspek lainnya di lapangan, sehingga akurat dan tepat sasaran.

Ketiga, Pelatihan bagaimana cara merekrut
Merekrut orang bukanlah hal yang mudah di mana HOD harus saling berkolaborasi dalam mencari, memfilter dan menyeleksi para karyawannya di mana Human Resource Manager bertindak sebagai organizer. Cara merekrut dan alatnya juga berbeda-beda dari satu hotel ke hotel lain, strategi dan tekniknya juga beda karena merekrut yang benar bukan hanya berdasarkan feeling semata, tapi membutuhkan skill khusus bagi para HOD.

Kesalahan fatal yang paling banyak ditemui saat pre opening adalah proses rekrutmen. Di sinilah awal mula sebuah kualitas dan etos kerja akan mulai dibangun.

Coba periksa kembali, seberapa banyak HOD yang sudah mendapatkan pelatihan tentang rekrutmen? Lalu tanyakan juga kompetensi apa saja yang dibutuhkan untuk tiap posisi di bawahnya.

Hal ini penting karena kamus kompetensi yang digunakan dalam merekrut dibuat berdasarkan kerangka Strategic Management dan bukan asal ngopi karena hal ini berdampak kepada Brand Character yang akan Kamu tonjolkan.

Keempat, Menciptakan departemental trainer
Kunci dari suksesnya pre opening adalah tersedianya trainer untuk di setiap departemen. Para trainer tersebut meliputi level HOD hingga Supervisor di mana mereka harus menciptakan kurikulum pembelajaran technical dan non technical secara terstruktur dengan metode-metode pelatihan secara khusus yang diperuntukkan untuk fase pre opening.

Kelima, Brand specific training
Brand is just like a person, oleh karena itu untuk memastikan bahwa perilaku hotelmu sama dengan perilaku merek yang Kamu ciptakan, maka dibutuhkan pelatihan khusus yang berkenaan dengan Brand DNA di hotelmu yang diikuti oleh semua karyawanmu. Brand training ini lebih banyak mengulas tentang brand values yang diejawantahkan ke dalam sebuah perilaku pelayanan yang unique.

Task 8 Sertifikasi Profesi Pariwisata Bidang Perhotelan
Kamu harus memenuhi target minimum jumlah karyawan yang tersertifikasi profesi untuk menjamin bahwa kualitas pelayanan dapat dipertanggungjawabkan sebelum hotel dioperasionalkan. Proses sertifikasi dilakukan oleh Lembaga Sertifikasi Usaha yang sudah terakreditasi oleh pemerintah.

Task 9 Melakukan Dry Run atau Simulasi Pembukaan
Idealnya Dry Run dilakukan sebulan atau dua minggu sebelum hotel mulai dibuka untuk tamu. Dalam proses simulasi ini, semua karyawan akan melakukan peran selayaknya melayani tamu di mana HOD akan melakukan evaluasi terhadap hasil simulasi yang dilakukan dan menindaklanjuti dengan berbagai pelatihan, menyesuaikan SOP atau memperbaiki fasilitas yang dianggap kurang baik.

FASE KEDUA: HOTEL OPERATION MANAGEMENT

Nah, sekarang hotel Kamu sudah dibuka untuk tamu, namun tahukah Kamu bahwa dalam waktu 3 bulan setelah dibuka merupakan fase transisi?

Lalu, apa yang harus Kamu lakukan?

Pertama, Evaluasi Keseluruhan aspek dari Fase Pertama
Dalam fase transisi ini bayak hal yang harus dievaluasi dari mulai level kompetensi karyawan, kelayakan semua sistem yang sudah diinstalasi, proses kerja serta kualitas produk. Lalu dilakukan follow up secara menyeluruh sehingga konsistensi pelayanan dapat terjaga. Fase ini juga disebut sebagai Post Open Task.

Kedua, Follow up Konsistensi
Untuk memastikan bahwa timmu mampu menjaga konsistensi merek, maka dalam fase ini Kamu terus menginstalasi dan membenahi budaya kerja dengan pelatihan berikut:

Leadership Insight yaitu dengan menerapkan model kepemimpinan yang khusus digunakan dalam menangani situasi-situasi pasca pembukaan.

Managing Brand Experience yaitu pelatihan yang khusus dirancang untuk membekali tim manajemen dalam menjaga konsistensi merek, kekompakan tim, mengelola konflik, budaya komunikasi internal, berpikir taktis dan positif serta berbagai aspek manajemen operasional lainnya.

Ketiga, Lakukan Sertifikasi Usaha
Setelah Kamu yakin bahwa Kamu telah memiliki tim yang kompeten, sistem kerja yang baik, produk dan pelayanan yang memuaskan, maka langkah selanjutnya adalah siapkan hotel Kamu untuk mendapatkan sertifikasi usaha bidang Pariwisata dan Perhotelan yang dilakukan oleh Lembaga Sertifikasi Usaha yang telah terakreditasi dan kredibel.

Sahabat Ajarian, itulah kedua fase penting dalam menyiapkan pembukaan hotel dan melakukan evaluasi pasca pembukaan dan memastikan konsistensi merek dapat terjaga dengan baik sehingga harapan dari stakeholder dapat terpenuhi.

Salam Jempol! 

By Ikin Solikin 

Recommended Posts

AJAR in The News