AJAR.id – Hello Ajarian! Sebagai staf concierge, tugas utamamu adalah menyambut tamu yang datang ke hotel. Sebelumnya, ada beberapa hal yang harus Kamu pastikan dulu ke front office terkait jadwal kedatangan, kepulangan, keberadaan tamu VIP, atau adanya special reports. Informasi tersebut bisa Kamu temukan dalam arrival list yang biasanya dicetak atau ditulis pada kertas. Tiap hotel memiliki format tersendiri mengenai data yang terlampir dalam arrival list, namun secara garis besar arrival list harus mengandung setidaknya informasi berikut:

  • Arrival date dan travel method – termasuk hari, tanggal, serta ETA (estimated time of arrival) dan travel method tamu, apakah menggunakan pesawat, kereta, bis, dsb.
  • Departure date – informasi hari dan tanggal kepulangan tamu serta ETD (estimated time of departure)
  • Nama tamu – atau nama orang yang memesankan kamar untuk tamu tersebut
  • Jumlah tamu – terutama untuk tamu rombongan, data jumlah tamu berguna untuk pembagian tugas staf concierge
  • Tipe kamar – apakah twin, deluxe, atau suite beserta informasi adanya special request
  • Segmen pasar – atau jenis tamu, apakah tamu bisnis, keluarga, backpacker, dsb.
  • Tarif kamar – harus tertulis tarif kamar per malam dan total yang perlu dibayarkan. Berikan keterangan bila tamu sudah memberikan deposit
  • Special request – misalnya request untuk disediakan extra bed, kabel charger, dll.

Mengapa concierge membutuhkan arrival list?

  • Menentukan jumlah staf yang dibutuhkan untuk melayani tamu, terutama saat kedatangan tamu dalam jumlah besar
  • Membagi tugas dengan rata, misalnya menugaskan porter untuk distribusi surat kabar atau tugas lainnya
  • Mempermudah persiapan untuk tamu rombongan seperti koordinasi kamar, pembagian kunci kamar, pengaturan breakfast area, dll.
  • Mengatur luggage storage – karena semakin banyak tamu tentu banyak pula barang bawaan mereka dan harus disimpan dengan benar dalam pengawasan staf.

Persiapan-persiapan di atas sangat penting dilakukan sebelum Kamu menjalankan tugas, agar pekerjaanmu terstruktur dan terarah. Kesiapan diri tentu akan meningkatkan performamu saat melayani tamu.

Salam Jempol!

By Inas Nadiya