AJAR.ID – Hello Ajarian! Seperti yang Kamu ketahui, hotel merupakan salah industri yang memiliki transaksi penjualan yang kompleks, karena selain menjual jasa berupa pelayanan, hotel juga menjual barang seperti hidangan yang tersedia pada menu restaurant. Oleh karena itu, agar transaksi penjualan tersebut berjalan dengan lancar, pembelian barang kebutuhan hotel pun harus juga dilakukan.

Bagaimana sih langkah-langkah pembelian barang di hotel?

Langkah-langkah pembelian kebutuhan barang hotel:

  1. Setiap departemen memiliki seorang Admin yang bertugas untuk membuat Purchase Request (PR) sebagai dasar untuk melakukan permintaan pembelian barang yang bersifat tidak rutin. Sedangkan dasar untuk melakukan permintaan pembelian barang yang bersifat rutin dinamakan Market List (ML). Market list ini dikhususkan pada departemen F&B untuk pemenuhan kebutuhan bahan – bahan untuk food dan beverage.
  2. Setelah PR dan ML dibuat oleh Admin, PR dan ML tersebut harus diverifikasi oleh masing-masing Departement Head secara sistem maupun tanda tangan di print out ML.
  3. PR dan ML yang sudah diverifikasi tersebut diserahkan ke Purchasing untuk dibuatkan purchase order.
  4. Purchase order yang dibuat oleh Purchasing ini harus diverifikasi dan harus mendapatkan persetujuan dari Accounting Manager dan General Manager.
  5. Setelah disetujui oleh Accounting Manager dan General Manager, salinan PO tersebut dikirimkan ke supplier.
  6. Supplier akan membelikan dan memenuhi kebutuhan barang sesuai dengan purchase order dari Purchasing.
  7. Apabila terdapat barang yang tidak bisa dipenuhi oleh supplier, maka Purchasing akan melakukan pembelian secara langsung ke toko atau pasar.
  8. Barang yang sudah dibelikan oleh Purchasing dan supplier diterima oleh staf penerima barang di bagian logistik. Selanjutnya, bagian logistik membuatkan receiving report sebagai bukti bahwa barang sudah diterima.
  9. Kemudian, barang tersebut diperiksa kualitasnya sesuai standar kualitas barang yang sudah ditetapkan.
  10. Apabila kualitas barang sudah sesuai dengan standar dan mutu yang ditetapkan, langkah selanjutnya adalah menghubungi Admin dari departemen yang melakukan order untuk proses pengambilan barang.

Jadi, setiap transaksi pembelian barang kebutuhan hotel haruslah mendapatkan persetujuan dari Accounting Manager dan General Manager supaya terjadi control terhadap budget dan pengeluaran kas hotel.

Salam Jempol!

By Galih Satria Hutama