AJAR.id – Hello Ajarian! Setelah Kamu mengetahui hasil akhir dari Auto Pilot Hotel Management, yaitu kemudahan dalam proses reporting dan monitoring kendali bisnis hotel, maka pada artikel ini akan dibahas penjelasan lengkap yang akan berfokus pada Segment Sales Force Engine yang dipecah menjadi dua bagian, yaitu In Bound Sales Force (Full Digital Sales Force) dan Out Bound Sales Force yang digunakan oleh tim Sales & Marketing dan Revenue & Distribution dalam mengelola market segment yang datang melalui berbagai macam channel distribusi.

Booking engine berfungsi untuk mendatangkan pengunjung untuk mengkonsumsi produk dan layanan hotel melalui website dan mobile apps. Produk dan layanan yang dimaksud dapat meliputi pemesanan kamar, restoran, meeting room, paket-paket promosi dan aneka produk dan layanan lainnya.

Sebuah website akan tinggi traffic kunjungannya bila dikelola dengan benar, yakni konten yang terus diperbaharui, terhubung dengan social media, dan menerapkan konsep buying cycle engine yang mampu membuat customer melakukan transaksi berulang kali melalui website hotelmu dengan berbagai kemudahan mendapatkan informasi menarik mengenai hotelmu.

Selain itu, website mampu mengonversi prospek (pengunjung) menjadi tamu yang menyumbangkan revenue bagi hotel. Memiliki dan menjual kamar melalui booking engine sendiri tentu lebih menguntungkan dibandingkan menjual via OTA karena besaran komisi yang terus mencekik.

Lalu, bagaimana cara menerapkan booking engine ini di hotel?

Pertama, tentukan apa strategimu? Apa tujuanmu ingin membuat booking engine? Berapa target rupiah yang akan Kamu hasilkan dari direct booking melalui website? Apa alat ukur yang akan Kamu gunakan? Siapa yang akan mengendalikan  dan mengelola website tersebut? Kapan akan mulai diimplementasikan? Bagaimana proses internalisasi dilakukan?

Semua pertanyaan di atas merupakan strategic planning sebelum Kamu melangkah jauh atas keputusan yang akan Kamu buat. Jawab pertanyaan tersebut sesuai dengan situasi di hotelmu.

Kedua, tentukan pilihan-pilihan yang bisa Kamu lakukan untuk menerapkan booking engine hotelmu. Ada banyak pilihan, dari yang gratisan, murahan, sistem sewa, sistem bagi hasil atau jual putus. Tentunya, setiap pilihan memiliki nilai keuntungan dan konsekuensi masing-masing dan berikut adalah langkahnya:

Poin 1: Gratisan
Ya, ini bisa gratis jika timmu memiliki orang untuk mengutak-atik coding yang disebut sebagai “open source“. Cari saja di sini (https://sourceforge.net) dengan kata kunci “booking engine” pada kolom “search” yang tersedia. Namanya juga open source, bebas digunakan oleh siapa saja.

Catatannya: bahasa pemrograman sudah banyak diketahui dan digunakan juga oleh orang lain, tingkat keamanan dan stabilitas sistem menjadi taruhannya.

Poin 2: Murahan, tapi mahal di support
Ya, murah. Tapi bukan berarti jelek, sistemnya sudah banyak teruji dan digunakan oleh industri travel. Ini open source berbayar di mana pihak penjual akan memberikan semua kode pemrograman yang bebas Kamu olah. Coba search saja berbagai provider open source yang ada di sini (http://www.capterra.com). Di kolom search, ketik Hotel Booking Engine. Harganya dimulai dari US$ 250 hingga di kisaran US$ 1500.

Sistem open source berbayar ini rata-rata tersedia dari industri travel yang mana masih banyak feature yang harus disesuaikan dan ditambah untuk menunjang keperluan “digital marketing” dan “yield management“.

Catatannya: setelah penulis mencoba beberapa produk open source ini, rata-rata Back end interface untuk pengaturan rate plan (paket harga) dan ketersediaan kamar kurang sesuai dengan kebutuhan dasar di hotel dan ketika diintegrasikan ke sistem lain kurang stabil yang berpotensi error ketika load data datang bersamaan.

Selain itu, bila ada kerusakan harus bertanya kepada sang pembuat sistem di mana kita dibebankan biaya support tahunan di kisaran US$ 1000 hingga US$ 3000. Selain itu, ada tambahan biaya untuk integrasi ke sistem lain seperti Global Distribution System, PMS, atau Channel Manager.

Kelebihannya, ndak usah repot-repot, tinggal instal di Contol Pannel, set up database, ganti logo hotel, pasang foto-foto hotel, tambah deskripsi tentang hotel dan bisa jrengggg tayang dan siap jualan. Tangan dan otak pun bersih tanpa pusing-pusing karena semua sudah tersedia dalam platformnya. Major payment gateway juga sudah tersedia seperti Paypall atau credit card, kecuali Kamu ingin menggunakan payment gateway lokal maka kamu harus siap untuk melakukan integrasi.

Poin 3: Sewa
Ya, Kamu bisa menyewa booking engine yang disediakan oleh provider. Kamu tinggal terima beres saja, semuanya sudah dibantu provider mulai dari penyiapan hosting dan panduan untuk menyesuaikan layout website sesuai dengan brand hotelmu. Beberapa provider tersebut menyediakan layanan dengan kisaran harga sewa US $ 59 per bulan untuk desain website sesuai keinginanmu (tampilan) dan US$ 39 untuk engine-nya.

Umumnya sistem sewa ini menawarkan integrasi ke berbagai sistem lainnya baik dalam satu provider yang sama maupun ke system dari provider lain. Integrasi tersebut seperti Channel Manager, Property Management System, dan global Distribution System yang berfungsi untuk memperluas jaringan distribusi penjualan secara digital dan menjaga stock kamar.

Poin 4 Bagi Hasil
Ada juga yang zero investment, yaitu sistem bagi hasil di mana sang pemilik sistem akan meminta komisi atas transaksi yang dihasilkan melalui engine-nya. Besaran komisi tergantung kebijakan tiap provider dan jumlah hotel yang Kamu miliki.

Catatannya: revenue-mu akan tergerus oleh komisi walaupun memang tidak sebesar OTA. Selain itu, alamat domain akan mengikuti domain mereka seperti hotelku.provider.com ketika proses konversi dilakukan. Jadi ya tidak 100% white label yang tentu saja berhubungan dengan tingkat kepercayaan terhadap brand. Hal ini juga berlaku untuk poin 2.

Point 5 Jual Lepas atau Desain Sendiri
Ini artinya Kamu akan invest dengan nilai besar di awal, namun mengurangi beban biaya operasional di kemudian hari. Kamu bisa merancang alur, feature, design, dan beraneka ragam fungsi sesuai kebutuhan bisnismu.

Selain itu, Kamu memiliki keleluasaan yang lapang ketika ingin menarik atau mendistribusikan data-data inventory ke sistem lainnya.

Proses auto pilot dapat Kamu rancang sendiri, seperti: Update room availability, rate plan, atau data lainnya melalui channel manager sebagai pengatur distribusi di mana inventory-nya diambil dari Property Management System. Memaksimalkan yield management, pengendalian distribusi penjualan, dan membuat rencana promosi secara real time dan otomatis.

Ketika Kamu ingin mengembangkan sendiri, Kamu harus membuat tim IT sesuai bidang keahlihan masing-masing dengan durasi project antara  3 hingga 6 bulanHal ini tergantung besar kecilnya cakupan pekerjaan dan jumlah tim yang ada. Kamu juga bisa menerapkan aplikasi Big Data pada alur sistem dan bahasa pemrograman yang memungkinkanmu untuk menganalisa data-data terstruktur dan tidak terstruktur, lalu mengambil keputusan lebih akurat pada waktu yang tepat yang semuanya dijalankan otomatis oleh sistem.

Kesimpulannya, untuk tahapan Sales Force Engine, khususnya Booking Engine, Kamu dapat membuat Auto Pilot dengan budget terjangkau bila Kamu sudah memiliki tim sendiri, jika tidak Kamu bisa menghubungi konsultan IT untuk proses rancang bangun website hotelmu yang berbasis Buying Cycle Engine yang berfungsi untuk menciptakan demand dan mengonversi prospek (pengunjung) menjadi clients.

Kamu juga dapat memutuskan untuk mencari dan mengembangkan bahasa open source tentunya dengan konsekuensi dan risiko yang sudah dijelaskan di atas. Atau, Kamu juga bisa menggunakan sistem sewa dengan harga yang sangat terjangkau dan hanya hitungan hari dapat diimplementasikan.

Sahabat Ajarian, Kuncinya dalam penerapan booking engine di hotel ini adalah Kamu harus menentukan tujuanmu dan ukur return on your software investment dengan sebaik-baiknya. Sehingga, keamanan, kenyamanan, dan keuntungan dapat diraih.

Salam Jempol!

By Ikin Solikin