AJAR.id – Hello Ajarian! Setelah tahu macam-macam banquet event yang bisa dijual oleh seorang staf sales and marketing, Kamu juga harus tahu proses kelanjutannya dan apa saja yang harus kamu lakukan setelah banquet event terjual.

Misalnya, client tertarik dengan promosi yang dilakukan seorang staf marketing hotel, kemudian client tersebut melakukan order banquet event untuk seminar dengan peserta berjumlah 150 orang.

Apa yang harus dilakukan?

Tentunya Kamu harus memproses order tersebut dengan baik. Untuk itu, kita akan pelajari di artikel ini. Berikut ini 3 langkah dalam menerima order banquet event:

Pertama, Pastikan Jumlah, Waktu, dan Menu
Sebelum menerima order dari client ada beberapa hal yang harus diperhatikan seorang departemen sales and marketing di dalam menyusun sebuah BEO (Banquet Event Order):

  • Jumlah pax yang diorder oleh client
    Jumlah pax yang diorder oleh client sebagai pedoman divisi kitchen untuk membuat menu. Jumlah pax sering dianggap sebagai jumlah peserta di dalam sebuah banquet event. Selain sebagai pedoman, jumlah pax yang diorder oleh client digunakan oleh pengelola banquet untuk menyusun layout meja.
  • Waktu pelaksanaan banquet event
    Waktu pelaksanaan banquet event dari client juga harus diperhatikan supaya karyawan dalam hal ini staf F&B service yang bertugas mengelola banquet dapat mengatur persiapan seperti mengatur layout meja, setup sound system, setup coffee break. Selain itu, dengan menyusun banquet event schedule, departemen sales and marketing akan mudah untuk mengatur order-order dari client yang masuk.
  • Menu
    Di dalam menyusun sebuah menu yang akan digunakan sebagai paket banquet event, departemen sales and marketing bisa berdiskusi dengan head chef. Menu yang berdasarkan dari hasil diskusi tersebut yang akan disajikan ke client, akan tetapi pihak client bisa memilih menu sendiri sesuai dengan keinginannya apabila client merasa kurang cocok dengan menu yang ditawarkan.

Kedua, Masukkan ke Banquet Event Order
Order dari client yang berhasil didapatkan oleh staf sales and marketing hotel, dituangkan ke dalam banquet event order sebagai dasar pedoman departemen sales and marketing di dalam mengomunikasikan ke departemen F&B selaku pengelola meeting room dan ke departemen-departemen lainnya.

BEO digunakan departemen engineering sebagai acuan untuk mempersiapkan peralatan dan kelistrikan, departemen accounting menggunakan BEO untuk melakukan transaksi pembelian terkait dengan bahan-bahan yang akan diolah sebagai menu, dan kebutuhan lainnya, sedangkan departemen housekeeping menggunakan BEO sebagai acuan untuk memperindah dan mempercantik venue yang akan digunakan. Selain itu, BEO juga dijadikan acuan oleh Manager F&B untuk mempersiapkan SDM yang akan diterjunkan untuk melayani client selama penyelenggaraan event berlangsung.

Ketiga, Proses ke Daily Event Summary
Setelah BEO di-accept (disetujui) oleh client, selanjutnya diproses ke dalam Daily Event Summary. Daily Event Summary adalah daftar event yang dibuat sebagai gambaran event dalam satu minggu yang berisi jumlah tamu (pax), waktu penyelenggaraan acara, nama ruang atau meeting room yang akan digunakan, dan informasi lainnya yang yang bertujuan untuk mempersiapkan segala perlengkapan yang dibutuhkan serta sumber daya manusianya.

Sahabat Ajarian, itulah tiga langkah menerima order banquet event dari client. Di dalam menerima order berupa banquet event yang harus diutamakan adalah komunikasi, baik komunikasi antar staf, komunikasi dengan departemen lainnya, maupun komunikasi dengan client sehingga tidak terjadi miskomunikasi yang dapat mempengaruhi kelancaran di dalam melayani kebutuhan client selama menyelenggarakan event di hotel.

Salam Jempol!

By Galih Satria Hutama